Valider une convention/avenant - [Conventionnement APL]
- Ibtihel Galfat
- Diane VAILLANT (Deactivated)
- Sabine MARINI (Unlicensed)
Vous souhaitez valider une convention ?
Vous souhaitez valider un avenant ?
La modification du CERFA vous engage.
Vous êtes donc seul responsable des modifications que vous déciderez de faire sur chaque projet via ce mode.
Les étapes
1 - Je valide le numéro de convention/avenant
2- Je vérifie le projet
3- Je télécharge, si besoin, le projet modifié
4- Je valide la convention/avenant
Un mail automatique sera envoyé au bailleur avec la convention en PDF à signer.
5- J’envoie la convention pour publication
Le détail des étapes
Les étapes sont identiques pour la convention et l’avenant.
Valider la convention/avenant
1 - Je valide le numéro de convention/avenant
1.1 - Je cherche la convention/avenant avec le module de recherche
Pour en savoir plus sur la recherche Rechercher une convention ou avenant - [Conventionnement APL] | Le module de recherche sur le module conventionnement
1.2 - Je trouve la convention/avenant
1.3 - Je regarde le statut
La convention doit être au statut “à instruire”
La convention peut avoir différents statut (en rouge sur l’image ci dessous).
Pour comprendre les statuts: Cycle de vie d'une convention sur APiLos - [Conventionnement APL]
1.4 - J’accède à la validation
La convention est au statut “à instruire”.
Le bouton “finaliser la convention” est en bleu, il n’est pas grisé.
Cliquer sur “finaliser la convention”
1.5- Je valide le numéro de convention/avenant
Cliquer sur “enregistrer et étape suivante”
La numérotation de la convention est automatique.
Plus d’info Numérotation convention automatique - [Conventionnement APL]archived
2- Je vérifie le projet
La modification du CERFA vous engage.
Vous êtes donc seul responsable des modifications que vous déciderez de faire sur chaque projet via ce mode.
2.1- Je télécharge le projet
Cliquer sur “télécharger le CERFA”
Pour en savoir plus sur le téléchargement Astuces - [Conventionnement APL] | 📃Comment générer la convention au format Word ou OpenOffice ?
2.2- J’apporte toutes les modifications souhaitées sur le projet
Enregistrer le projet modifié en docx
En cas de modification des éléments de contenu, il est impératif de mettre à jour le formulaire de la convention pour garantir la cohérence des données.
4- Je télécharge, si besoin, le projet modifié
Le document doit être en docx
Cliquer sur “mode expert” (étape 1 ci dessous)
Un encart en dessous s’ouvre
Télécharger le projet modifié enregistré (étape 2 ci dessous)
Le document apparait dans l’encart (il ne peut y avoir qu’un seul document)
Enregistrer pour passer à l'étape suivante (étape 3 ci dessous)
Pour les conventions en résidences sociales, il faut ajouter le projet social
Finalisation du projet
4- Je valide le projet
4.1- Je visualise à nouveau le document téléchargé
Cliquer sur “document CERFA”
Toutes les modifications réalisées sur ce document ne seront pas prise en compte
4.2- Je regarde le récapitulatif de la convention
Cliquer sur “récapitulatif du formulaire”
Un nouvel onglet s’ouvre
4.3- Je valide le projet
Clique sur “valider et envoyer”
Un mail automatique sera envoyé au bailleur avec la convention en PDF à signer.
Ce mail lui précisera qu’il peut imprimer et signer la convention et la renvoyer à son service instructeur. En tant qu'instructeur, vous recevez également une copie de ce mail.
Il est possible d'indiquer l'adresse du service instructeur et le nombre d'exemplaires au bailleur dans le mail.
Pour en savoir plus https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/v4Bt
5 - Je dépose la convention ou l’avenant signé(e)
Une fois la convention ou l’avenant au statut validé(e), le statut passe à “À signer”. Il faudra alors procéder à la signature manuelle des exemplaires.
La signature électronique n’est pas encore disponible sur le Conventionnement, nous souhaitons faire évoluer notre outil en ce sens mais ce chantier nécessite des moyens et des discussions conséquents. Nous ne manquerons pas de vous alerter lorsque celle-ci sera déployée.
Une fois la convention ou l’avenant signé(e) par l’ensemble des parties, il convient de déposer la version scannée sur la plateforme.
Pour cela, je clique sur le bouton Déposer la convention signée. Je peux alors choisir le fichier correspondant, sur mon ordinateur.
Une fois le fichier chargé, la plateforme me propose de vérifier qu’il s’agisse bien du document que je souhaite téléverser. Je peux alors confirmer et poursuivre en cliquant sur le bouton Étape suivante, situé en bas de page (ne pas hésiter à descendre avec votre souris) :
Sur l'étape suivante, je suis invité(e) à saisir la date de signature de la convention ou de l’avenant. Par défaut, c’est la date actuelle qui est renseignée : je peux la modifier en cliquant dessus afin d’afficher le calendrier, ou bien en saisissant manuellement la date.
Je n’oublie pas de valider mon choix en cliquant sur Valider le document et la date de signature :
6 - La convention est au statut “Valide”
La convention a changé de statut: de “À signer” à “Valide'
Il ne sera plus possible de modifier sauf de remettre en instruction.
Pour en savoir plus https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/kwBu
Publication
5- J’envoie la convention pour publication
Cette étape est obligatoire.
5.1 - J’envoie la convention/avenant par courrier au service de la publicité foncière (SPF) ou au livre foncier
Il n’y a pas actuellement de signature électronique ni de lien avec le SPF ou livre foncier.
5.2 - Je renseigne dans le journal de bord (facultatif)
Pour en savoir plus sur le journal de bord https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/U4GmAw
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