Webinaires de formation - bailleurs sociaux

Objectifs

Questions / réponses - webinaire n°1

Nous avons déposé ci-dessous vos questions posées dans le chat de la solution Lifesize auxquelles nous n’avons pas pu répondre en séance :  

1. Mon numéro de SIREN reprend la région Hauts de France et le Grand Est, je dois créer de 2
   profils ?
   “Vous devez créer autant de profil que de régions sur lesquels vous intervenez.”

2. Bonjour, j'ai fait une demande MO personne physique pour un projet ponctuel. Je suis en attente de validation. Qui valide mon habilitation ?
   “Lorsque vous avez demandé votre habilitation en tant que MO personne physique, vous avez dû renseigner une adresse. L’administrateur du service gestionnaire ou départemental de la commune liée à votre adresse aura la charge de valider votre habilitation.
   Par exemple, si j’effectue une demande d’habilitation en tant que MO personne physique et que je renseigne une adresse à Lyon, l’administrateur de la métropole de Lyon s’occupera de valider mon habilitation.”

3. L’année d'engagement, est-ce l'année de signature de l'ordre de service ?
   “L’année d’engagement correspond à l’année de gestion en cours lors de la signature de la décision d’agrément.”

4. Quelle est le deadline pour clôturer son opération pour une opération programmée pour 2024 ?
   “Le délais de validité de la décision d’agrément, avant lequel la clôture doit intervenir, est précisé dans la décision. Celui-ci est propre au type d’opération (PLUS, PSH, Aide à la rénovation, etc.). Ce délais peut-être prorogé à la demande du bailleur. Suite à une prorogation, il est possible de demander une dérogation de délais pour rallonger encore la validité de la décision d’agrément, cette dérogation est accordée par un représentant de l’Etat.”

5. En cas de création de sccv avec des sirets différents, faut-il plusieurs demandes d'habilitation ?
   “Il faut autant d’habilitation que de SIREN (le SIAP ne distingue pas les différents SIRET d’une entreprise, nous travaillons à la maille SIREN)”

6. Nous intervenons sur 2 régions et je dois être administrateur délégué. Quel est le processus s’il vous plaît ?
   “Vous pouvez demander une habilitation en suivant le processus en cliquant sur le lien suivant : https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/Q4FNAQ “.

7. J’ai transmis une opération alors que je devais être au stade brouillon. Comment puis-je revenir en arrière ? Car je ne peux compléter les typologies et autres renseignements.
   “Vous avez la possibilité de supprimer votre opération. Pour effectuer cette action, vous trouverez plus d’information en cliquant sur le lien suivant :
   https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/KYATAg
   De plus, vous pouvez demander au service gestionnaire de refuser la programmation afin de récupérer la main sur l’opération. Dans ce cas-là, l’opération sera à nouveau à votre main et à l'état “brouillon”.
   Enfin, dans le cadre d’une démarche d’amélioration des processus du SIAP, nous travaillons actuellement pour offrir plus de souplesse et permettre plus facilement des retours en arrière sur la plateforme par les bailleurs sociaux. Pour plus d’information sur cette démarche, cliquez sur le lien suivant :
   https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/AgAdBw “

8. Nous sommes une toute petite structure, j'ai mis un rôle instructeur. Je pense que j'aurais dû choisir un rôle de valideur, qu'en pensez-vous ?
   “Vous devez choisir votre rôle en fonction de vos tâches au quotidien et de l’organisation de votre structure. Si vous êtes habilité à transmettre directement des demandes de programmation ou d’agrément sans aval hiérarchique, vous pouvez demander une habilitation de valideur.”

9. Est-ce que le PLS doit être faite dans "conventionnement sans financement" ?
   “Vous devez créer une opération PLS dans le SIAP”.

10. Que veut dire conventionnement sans financement ?
    “ Pour rappel, pour que le locataire puisse bénéficier d’une aide personnalisée au logement (APL), le bailleur doit avoir conclu une convention APL avec l’État (le préfet ou son délégataire des aides à la pierre). Le logement est dit conventionné. 
    Il est tout à fait possible de créer une opération pour avoir un conventionnement mais que cette opération ne nécessite pas de demande de subvention ou d’agrément. On parle donc de conventionnement sans financement. “

11. J’ai une alerte qui indique soldée. Que doit-on faire ?
    “Si vous opération apparait à l’état « soldée » dans la ligne de vie, vous n’avez rien besoin de faire.
    Il s’agit d’un message d’information vous indiquant que l’opération est soldée. Cela veut dire qu’en cas de subvention FNAP adossé à la décision d’agrément, l’entièreté de la subvention vous a été payée.”

12. Comment faire pour créer un avenant à une convention APL ancienne ?
    “Pour plus de renseignement sur le conventionnement, vous trouverez des élements de réponse en cliquant sur le lien suivant : 4. CONVENTIONNEMENT APL - Espace utilisateurs - Accueil SIAP Plateforme du logement social - Base de connaissances SIAP Logement (atlassian.net) “

13. Si une opération de réhabilitation concerne 2 adresses (un angle par exemple), on ne peut pas renseigner 2 adresses ? Merci
    “Non pour le moment, il n’est pas possible de renseigner 2 adresses dans le SIAP.”

14. Qu'est-ce que "seconde vie" ?
    “ « Seconde vie » est une nouvelle aide liée à la rénovation énergétique du parc social en 2024. Cette aide est réservée aux logements sociaux d’au moins 4O ans de classe énergétique comprise entre G et E.
    En métropole, elle concerne les travaux de rénovation énergétique permettant l’atteinte au minimum de la classe B du DPE. Des critères de sécurité, d’accessibilité, de qualité des logements doivent également être atteints.
    Retrouvez plus d’information sur les nouvelles aides dédiées à la rénovation énergétique en cliquant sur le lien suivant : https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/eYBhBg
    Ou en consultant le fichier suivant “

15. Lorsqu'une opération est déjà agréée mais qu'elle n'a pas été créée sur SIAP, comment procéder svp ?
    “Voici pour rappel les critères de reprise sur les opérations issues de l’outil Galion :

·       Dossiers de type prévisionnel à l'état “Prévisionnel” ou “calculé-agréé” : sur 2021 et 2022

·       Dossiers de type clôture à l'état “Prévisionnel” ou “calculé-agréé” : toutes les années

·       Les dossiers à l'état “contrôlé” et “Clos” peu importe le type : toutes les années”

16. Création d’opération : Eco prêt et PAM, ce serait où svp ?
    “ Pas besoin d'un agrément de l'Etat pour l'écopls et le PAM, les bailleurs vont directement voir la banque des territoires (et dans le cas où l'ecopls accompagne une sub réno, seconde vie ou autre, il y aura la décision de l’État).”

17. Bonjour, si un bailleur est en mandat de maitrise d'ouvrage déléguée pour le compte d'une commune qui va transformer une école en logement PLUS, PLAI, il faut cocher "PALULOS communale" ?
    “ Oui il faut cocher Palulos communale, avec le montant de loyer prévu dans l'avis loyer pour une opération PALULOS communale (annexe 1).”

Questions / réponses - webinaire n°2

Nous avons déposé ci-dessous vos questions posées dans le chat de la solution Lifesize auxquelles nous n’avons pas pu répondre en séance :  

1. Seconde vie n'est toujours pas disponible côté bailleur, est-ce que le développement est prévu ? ”Seconde vie n'est pas encore disponible dans le SIAP car les dispositifs réglementaires ne sont pas parus. L'aide est prête dans le SIAP et sera ouverte dès que la parution des décrets.”

2. Est-ce qu'on peut reporter sur l'année N+1 une opération qui était inscrite et transmise dans la programmation année N plutôt que de la supprimer et de refaire une nouvelle saisie de toutes les données ?
   ”Oui, il est désormais possible de reprogrammer une opération sur une année ultérieure dans le SIAP.”

3. Comment modifie-t-on le nom d'une opération ?
   ”Le nom de l'opération est modifiable jusqu'à son engagement dans les informations générales de l'opération. Selon le statut de l'opération, le bailleur ou le service gestionnaire à la main pour réaliser cette action.”

4. Pour les reports de programmation, les années 2025 et suivantes sont-elles d'ores-et-déjà proposées dans SIAP ?
   ”Oui, c'est un champs de saisi libre donc vous pouvez mettre 2027 par exemple. Des contrôles de cohérence évitent que vous saisissiez de mauvaises années.”

5. Reçoit on des alertes mails pour les modifications à apporter ?
   ”Aujourd'hui, le SIAP n'envoie pas de mails aux bailleurs si une action est attendue de leur part. Il sera possible d'ici 2025 de pouvoir paramétrer les notifications (dans le SIAP ou par mail).”

6. Avant d'arriver à la partie agreement, faudrait-il remplir d'abord la partie programmation et d'autre champ amont ?
   ”Pour demander la programmation, vous devez obligatoirement saisir les données de programmation. Mais vous pouvez également, par anticipation, saisir les données d'agréments. Elles sont sauvegardées et vous n'aurez plus à les ressaisir.”

7. Sur le SIAP les opérations droits communs sont saisies et sous IODA les opérations ANRU, en cas d'une opération mixte comment lier les agrément ?
   ”Il n'est pas possible à ce jour de lier les agréments de reconstitution de l'offre et du droits commun. Il n'y a pas de lien entre SIAP et IODA.”

8. Faut-il justifier le retard pour demander une prorogation ?
   ”Il n'y a pas de motif ou et PJ à renseigner dans le SIAP. Toute fois le service instructeur valide la demande, il est de préférable les informer, par courriel par exemple.”

9. Est-il possible de faire une extraction Excel pour avoir les opérations et les dates d'échéances ?
   ”Vous devriez prochainement accéder à InfoSIAP, outil de valorisation des données du logement abordable, qui vous permettra d'accéder à vos données du SIAP au format Excel.”

10. A quoi correspond le nombre de logements adaptés ?
    ”Il s'agit du nombre de logements adaptés aux personnes âgées ou handicapées personnes âgées ou handicapées.”

11. Peut-on mettre nos opérations en FAVORIS pour visualiser rapidement dans le tableau de bord ?
    ”Il n'est pas prévu un tel dispositif dans le SIAP.”

Questions / réponses - webinaire n°3

1. Est-il possible de demander la totalité de la subvention ?
   « Oui, il est tout à fait possible de demander le solde d’une subvention sans avoir réaliser d’acomptes. Il est possible de réaliser plusieurs demandes d’acomptes mais la somme totale de ces derniers ne doit pas excéder 80% du montant de la subvention. »

2. Pouvons-nous demander plusieurs acomptes en même temps ? Par exemple 3e acompte et solde en même temps ?
   « Il est possible de demander plusieurs acomptes simultanément, cependant, une demande d’acompte ne peut pas être une fois l’opération clôturée (seul le solde de l’opération est possible). »

3. Est-ce qu'on reçoit un mail lorsque la demande d'acompte est validée ou rejetée ?
   « Non, seules des notifications apparaissent dans le tableau des alertes, aucun courriel n'est envoyé en cas de validation ou de rejet de la demande d'acompte. La SIAP va évoluer pour vous permettre individuellement de gérer des abonnements à des notifications par mail. »

4. Avons-nous un état des opérations selon leur statut ? Selon l'avancement de la DDT ? Aurons-nous des mails automatiques informant de rejets de la DDT par exemple ?
   « Vous aurez prochainement accès à InfoSIAP qui vous permettra d'avoir des exports de vos opérations au format Excel. Nous sommes en cours de conception d'une V2 du SIAP, qui sortira courant 2025 et qui permettra les notifications par mail. »

5. Qu’est-ce qu’un certificat de paiement ?
   « Un Certificat de paiement est généré par le service gestionnaire via le SIAP afin de le téléverser ensuite pour valider le paiement. C’est, pour le comptable, l’acte libérateur de la mise en paiement. »

6. Serait-ce possible d’ajouter une pièce jointe "autre" pour avoir la possibilité d’ajouter des documents supplémentaires ?
   « Non, ce n’est pas envisageable car la liste des pièces jointes ajoutables est exhaustive et correspond à la réglementation en vigueur. Les services gestionnaires ne sont pas en droit de vous demander des pièces supplémentaires. »

7. Sur mon opération, la date d'échéance n'apparait pas dans le SIAP et je ne peux pas demander de prorogation de la décision ?
   « Cette date d’échéance est calculée par le SIAP à partir de la date de signature de la décision d’agrément. Si la date est manquante, il y a de forte chance que la décision soit manquante. Rapprochez-vous de votre service gestionnaire pour qu’il verse la décision dans le SIAP.

8. Peut-on avoir une restitution sous format Excel du statut de toutes les opérations en cours dans le SIAP ?
   « Vous aurez prochainement accès à InfoSIAP qui vous permettra d'avoir des exports de vos opérations au format Excel. »

9. Mon acompte est signé, est-ce que cela signifie que le paiement est en cours ?
   « Oui, une fois l'acompte signé, cela signifie que le paiement est en cours, la prochaine étape étant sa mise en paiement par le service gestionnaire. »

10. J'ai déjà perçu un acompte, le suivi des paiements sur SIAP n'est pas jour. Dois-je attendre que le paiement soit ajouté manuellement ?
    « Effectivement, vous devez attendre que le paiement soit ajouté manuellement dans le système de suivi sur SIAP. Vous pouvez relancer votre service gestionnaire pour qu’il mette à jour l’information. »

11. Je suis instructeur. Si je soumets une demande d'acompte et que ma valideuse la refuse. Est-il possible que je rectifie l'acompte rejeté ou dois-je refaire mon acompte complètement ?
    « Vous devrez soumettre une nouvelle demande d'acompte. Cependant, la procédure est rapide à effectuer. »

12. Peut-on annuler la clôture d'une opération ?
    « Oui, il est tout à fait possible d’annuler la clôture d’une opération. Pour connaître la procédure, nous vous invitons à consulter cette page : https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/IYA-B »

13. Si la date d'échéance est dépassée, le dossier reste ouvert ou sera-t-il clôturé automatiquement « Aucune opération n’est clôturée automatiquement. En fin d’opération, vous devez manuellement réaliser la clôture de l’opération, ce qui vous permettra par ailleurs de percevoir le solde de cette dernière. »

14. Pour nos demandes de solde le délégataire et la DDTM nous demandent la FAT mise à jour. Est-ce un document obligatoire ? Car dans SIAP tous les éléments de la FAT sont renseignés.
    « Non, règlementairement, vous n’avez pas à fournir la FAT mise à jour pour vos demandes de soldes car à ce stade, la FAT émise par le SIAP est déjà mise à jour avec tous les éléments renseignés par vos soins. »

15. Au niveau de chorus, le demande d’acompte se fait automatiquement ou c’est au MO de le faire ?
    « En tant que MO, vous n’avez rien à renseigner dans Chorus. Les services gestionnaires bénéficient du lien Chorus que l’opération le permet. »

16. Peut-on connaitre la date de signature de l'acompte par le gestionnaire ?
    « Vous accéder aux informations sur l’avancement de la gestion de vos acomptes, notamment du passage d’un statut à un autre. Il n’y a pas a proprement parlé de champs « Date de signature » mais l’information doit être présente dans le certificat de paiement annexé à l’acompte (que vous pouvez télécharger). »

17. Devons-nous ajouter l’IBAN pour chaque opération ? 
    « Non, il n'est pas nécessaire d'ajouter l'IBAN pour chaque opération. Il doit être renseigné une seule fois par votre administrateur ou administrateur délégué et peut être mis à jour quand vous le souhaitez. »

18. Peut-on ajouter l’IBAN dès aujourd’hui ?
    « Vous pourrez ajouter l'IBAN à partir du 10 octobre, lors de la prochaine mise à jour du SIAP. À ce moment-là, vous bénéficierez d'un accompagnement (via supports de formations sur Confluence et guides Lemon Learning) pour effectuer cette opération. »
     

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